ARCHIWISTA / ARCHIWISTKA
Miejsce pracy: Warszawa
Termin składania ofert: 25.10.2026
Numer postępowania: AZ.110.1.2026
Przewidywany termin rozpoczęcia pracy: listopad 2026
Wymiar etatu: 1/2 etatu
Cel stanowiska
Instytut wdraża system elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP. Szukamy osoby, która poprowadzi archiwum zakładowe i współtworzyć będzie zasady archiwizacji dokumentacji elektronicznej.
Zakres obowiązków
- prowadzenie archiwum zakładowego: przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych, jej ewidencja, przechowywanie, zabezpieczenie i udostępnianie
- przygotowywanie i przeprowadzanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej we współpracy z właściwym archiwum państwowym
- przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
- opracowywanie zasad przekazywania dokumentacji elektronicznej do archiwum zakładowego, w tym tworzenia paczek archiwalnych, oraz zasad prowadzenia składów chronologicznych i zbioru informatycznych nośników danych
- przejmowanie dokumentacji elektronicznej z systemu EZD RP do archiwum zakładowego
- opiniowanie projektów instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) i instrukcji archiwalnej
- udział w testach systemu, procedur oraz funkcji archiwalnych EZD RP
- pełnienie roli Koordynatora Czynności Kancelaryjnych jednostek organizacyjnych Instytutu
- konsultowanie pracowników Instytutu w sprawach archiwalnych oraz przekazywanie wiedzy w zakresie odpowiadającym swojej roli
- czynny udział w prowadzonych w Instytucie projektach i pracach Zespołu ds. wdrożenia i utrzymania EZD RP oraz Zespołu ds. Cyfryzacji
Wymagania
- wykształcenie wyższe, preferowane z zakresu archiwistyki lub zarządzania dokumentacją, lub wykształcenie średnie i ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny
- co najmniej 2 lata doświadczenia w pracy w archiwum zakładowym lub składnicy akt
- znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów kancelaryjno-archiwalnych
- znajomość zasad stosowania JRWA i kwalifikacji archiwalnej dokumentacji
- dobra obsługa komputera (pakiet MS Office) i gotowość do pracy w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją
- dokładność, samodzielność i dobra organizacja pracy
Mile widziane
- doświadczenie w pracy z systemem EZD RP lub innym systemem EZD
- doświadczenie we współpracy z archiwum państwowym, w tym w przeprowadzaniu brakowania
- doświadczenie w jednostce naukowej, na uczelni lub w administracji publicznej
- znajomość zasad postępowania z dokumentacją elektroniczną (paczka archiwalna, metadane, podpis elektroniczny)
Oferujemy
- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1/2 etatu
- wynagrodzenie zasadnicze: 3500 – 4000 pln brutto
- elastyczny rozkład czasu pracy
- udział w projekcie cyfryzacji Instytutu i rozwój kompetencji w zakresie dokumentacji elektronicznej;
- szkolenia podnoszące kwalifikacje (np. z obsługi EZD RP)
- dodatkowe składniki wynagrodzenia, w tym dodatek stażowy, oraz premie i nagrody wynikające z regulaminu wynagradzania
- pakiet benefitów obejmujących możliwość zakupu na preferencyjnych warunkach ubezpieczenia grupowego na życie, ubezpieczenia medycznego oraz karty Multisport
- możliwość korzystania z funduszu socjalnego (m.in. wsparcie w trudnych sytuacjach, dopłaty do opieki nad dziećmi, niskooprocentowane pożyczki)
- możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
- możliwość rozwoju zawodowego oraz podnoszenia kwalifikacji
- ciekawą pracę w zgranym zespole i miłej atmosferze
Składanie dokumentów:
Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV drogą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. do dnia 25.10.2026r.
W tytule wiadomości prosimy wpisać: numer postępowania AZ.110.1.2026
Termin składania ofert: 25.10.2026
Przewidywany termin rozpoczęcia pracy: listopad 2026 r.
Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.
Zastrzegamy sobie możliwość zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne tylko wybranych kandydatów.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zwanym RODO, informujemy, że:
- Administratorem danych osobowych jest Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. Mirosława Mossakowskiego Polskiej Akademii Nauk, 02-106 Warszawa, ul. A. Pawińskiego 5 (zwany dalej IMDiK PAN).
- W IMDiK PAN wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem mailowym: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub przesyłając list na adres IMDiK PAN.
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia przez IMDiK PAN postępowania rekrutacyjnego/konkursu na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, zakończonego ewentualnym zawarciem umowy.
- Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego administratora, o którym mowa w art. 22' Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Pozostałe dane będą przetwarzane na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), rozumianej jako przesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego/konkursowego do IMDiK PAN, a ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji/konkursie. Jeżeli nie chce Pani/Pan, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane, prosimy o nieumieszczanie ich w dokumentach.
- Zgłaszając swoją kandydaturę wyraża Pani/Pan zgodę na to, że w przypadku wygrania rekrutacji/konkursu Pani/Pana imię i nazwisko wraz z informacją o rekomendacji do zatrudnienia zostanie zamieszczone na stronie internetowej IMDiK PAN.
- Zgłoszenia kandydatów niewybranych w danej rekrutacji/konkursie zawierające dane osobowe, będą przetwarzane maksymalnie do miesiąca od zakończenia procesu rekrutacji, a następnie zostaną usunięte.
- Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące obsługę administracyjno-organizacyjną oraz podmioty uprawnione.
- W granicach i na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do złożenia oświadczenia o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jak również na przetwarzanie danych, które administrator przetwarza na podstawie innych przepisów.
- Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).
