Specjalista / Specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej

Miejsce pracy: Warszawa

Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. M. Mossakowskiego PAN (IMDiK PAN) jest największym instytutem Wydziału Nauk Medycznych PAN i jedynym instytutem PAN łączącym prowadzenie badań w dziedzinie medycyny klinicznej oraz nauk biologicznych. Instytut posiada status KNOW oraz parametryczną kategorię „A” i uczestniczy w licznych współpracach krajowych i międzynarodowych, w tym partnerstwach badawczo-rozwojowych i naukowo-przemysłowych, klastrach i platformach naukowych.

W związku z wdrożeniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), poszukujemy osoby do pracy w kancelarii EZD, która będzie odpowiedzialna za:

• udział we wdrażaniu systemu EZD w jednostce, w tym tworzenie szablonów dokumentów oraz obiegu dokumentów,
• bieżącą obsługę kancelarii EZD, w tym przyjmowanie, dokonywanie odwzorowań cyfrowych, rejestrowanie i przekazywanie do pracowników merytorycznych korespondencji wpływającej,
• obsługę wyposażenia kancelaryjnego (urządzenie wielofunkcyjne, drukarka i skaner kodów kreskowych, komputer)
• udzielanie wsparcia merytorycznego użytkownikom systemu
• współpracę w zakresie obiegu korespondencji z sekretariatem i właściwymi działami administracyjnymi oraz z koordynatorami EZD w zespołach naukowych
• obsługę elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP (w przyszłości e-Doręczenia),
• przygotowywanie do wysyłki i nadawanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej
• obsługę składu chronologicznego, w tym wprowadzanie dokumentów do składu, wypożyczanie dokumentów,
• generowanie raportów z systemu EZD zgodnie z zapotrzebowaniem przełożonych oraz kierowników jednostek administracyjnych
• współpracę z archiwum zakładowym w zakresie archiwizacji zawartości składu chronologicznego
• współpracę przy tworzeniu i prowadzeniu rejestrów dokumentów w ramach systemu EZD

Idealny Kandydat/ka musi posiadać:

• wykształcenie wyższe,
• co najmniej roczne doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (np. punkt kancelaryjny, sekretariat),
• bardzo dobrą znajomość pakietu MS Office i biegłość w obsłudze standardowego wyposażenia kancelarii/sekretariatu
• znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację w mowie i piśmie (min. poziom B2),
• dobrą organizację pracy własnej, skrupulatność, sumienność, punktualność
• umiejętność pracy w zespole, komunikatywność

Dodatkowymi atutami będą:

• doświadczenie w pracy z systemem elektronicznego zarządzania korespondencją EZD
• doświadczenie w pracy o charakterze administracyjnym w jednostce naukowej
• znajomość zasad kancelaryjnych oraz archiwalnych
• swobodne poruszanie się w systemach teleinformatycznych
• zdolności analityczne

W zamian za zaangażowanie i chęć do pracy oferujemy:

• umowę o pracę w wymiarze pełnego etatu
• pakiet świadczeń socjalnych
• przeszkolenie w zakresie obsługi systemu EZD
• możliwość tworzenia od podstaw rozwiązań systemowych w zakresie wdrażania EZD w jednostce, a następnie pracę w nowoczesnym środowisku teleinformatycznym
• dużą samodzielność na stanowisku pracy – możliwość realizacji własnych inicjatyw w zakresie rozwiązań racjonalizatorskich i usprawniania funkcjonowania systemu EZD w jednostce

Składanie dokumentów:

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie (format .pdf), list motywacyjny, CV, w wersji elektronicznej na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Termin składania ofert: 14 grudnia 2022 

Prosimy o dopisanie numeru postępowania SDI-111-3/2022.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zwanym RODO, informujemy, że:

· Administratorem danych osobowych jest Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. Mirosława Mossakowskiego Polskiej Akademii Nauk, 02-106 Warszawa, ul. A. Pawińskiego 5 (zwany dalej IMDiK PAN).

· W IMDiK PAN wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem mailowym: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub przesyłając list na adres IMDiK PAN.

· Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia przez IMDiK PAN postępowania rekrutacyjnego/konkursu na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, zakończonego ewentualnym zawarciem umowy.

· Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego administratora, o którym mowa w art. 22' Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Pozostałe dane będą przetwarzane na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), rozumianej jako przesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego/konkursowego do IMDiK PAN, a ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji/konkursie. Jeżeli nie chce Pani/Pan, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane, prosimy o nieumieszczanie ich w dokumentach.

· Zgłaszając swoją kandydaturę wyraża Pani/Pan zgodę na to, że w przypadku wygrania rekrutacji/konkursu Pani/Pana imię i nazwisko wraz z informacją o rekomendacji do zatrudnienia zostanie zamieszczone na stronie internetowej IMDiK PAN.

· Zgłoszenia kandydatów niewybranych w danej rekrutacji/konkursie zawierające dane osobowe, będą przetwarzane maksymalnie do miesiąca od zakończenia procesu rekrutacji, a następnie zostaną usunięte.

· Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące obsługę administracyjno-organizacyjną oraz podmioty uprawnione.

· W granicach i na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do złożenia oświadczenia o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jak również na przetwarzanie danych, które administrator przetwarza na podstawie innych przepisów.

· Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).