Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. Mirosława Mossakowskiego Polskiej Akademii Nauk w Warszawie
poszukuje osoby na stanowisko:
Koordynator czynności kancelaryjnych
Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. Mirosława Mossakowskiego Polskiej Akademii Nauk (IMDiK PAN) jest największym instytutem Wydziału Nauk Medycznych PAN i jedynym instytutem PAN łączącym prowadzenie badań w dziedzinie medycyny klinicznej oraz nauk biologicznych. Instytut posiada status KNOW oraz parametryczną kategorię „A+” i uczestniczy w licznych współpracach krajowych i międzynarodowych, w tym partnerstwach badawczo-rozwojowych i naukowo-przemysłowych, klastrach i platformach naukowych.
W związku z wdrażaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz doręczeń elektronicznych poszukujemy osoby do pracy w Kancelarii, na stanowisku: Koordynator czynności kancelaryjnych.
Miejsce pracy: Warszawa
Termin składania ofert: 20.02.2025
Numer postępowania: KAN.110.1.2025
Przewidywany termin rozpoczęcia pracy: marzec 2025 r.
Link do strony: www.imdik.pan.pl
Do zadań ww. osoby będzie należało m. in.:
• nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
• udział we wdrażaniu systemu EZD RP w IMDiK PAN;
• udział w pracach Kancelarii IMDiK PAN;
• bieżąca współpraca z Sekretariatem IMDiK PAN;
• bieżąca współpraca z administratorami systemu EZD w zakresie właściwej implementacji w EZD JRWA i procesów kancelaryjnych wynikających z obowiązującej instrukcji kancelaryjnej;
• bieżący nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z JRWA oraz właściwego zakładania i prowadzenia spraw;
• inicjowanie i koordynowanie prac związanych z aktualizacją w razie potrzeb instrukcji kancelaryjnej i JRWA;
• koordynacja współpracy z Archiwum Zakładowym;
• prowadzenie działań doradczych, instruktażowych i szkoleniowych w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt oraz wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw;
• informowanie przełożonego o istotnych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw;
• udział w przygotowywaniu projektów wewnętrznych aktów normatywnych pod względem zgodności z przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.
Wymagania:
• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku;
• wykształcenie co najmniej średnie;
• doświadczenie w obsłudze systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją;
• znajomość pakietu MS Office;
• umiejętność pracy z ludźmi;
• dokładność, punktualność i samodzielność w działaniu;
• umiejętność organizacji pracy.
• Znajomość obsługi programów EZD RP lub EZD PUW
• Swobodne poruszanie się w systemach teleinformatycznych.
Mile widziane
• doświadczenie we wdrażaniu systemu kancelaryjno – archiwalnego i/lub elektronicznego obiegu dokumentów;
• znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację w mowie i piśmie;
• doświadczenie w pracy o charakterze administracyjnym w jednostce naukowej lub administracji publicznej.
Oferujemy:
• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub w innej formie (kontrakt B2B, umowa zlecenie);
• praca w pełnym lub niepełnym wymiarze etatu;
• możliwość świadczenia pracy zdalnie (w zależności od formy zatrudnienia);
• pakiet świadczeń socjalnych m.in. dofinansowanie do żłobka, przedszkola lub szkoły,
• możliwość skorzystania na preferencyjnych warunkach z np. ubezpieczenia grupowego, pakietu usług medycznych (prywatna opieka medyczna), karty Multisport,;
• szkolenia podnoszące kwalifikacje zawodowe;
• dużą samodzielność na stanowisku pracy – możliwość realizacji własnych inicjatyw w zakresie rozwiązań racjonalizatorskich i usprawniania funkcjonowania systemu EZD w jednostce.
Składanie dokumentów:
Prosimy o przesłanie CV kandydata na adres mailowy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Prosimy o dopisanie numeru postępowania: KAN.110.1.2025
Termin składania ofert: 20.02.2025 r. decyduje data wpływu dokumentów do IMDiK PAN - oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.
Zastrzegamy sobie możliwość zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne tylko wybranych kandydatów.
Przewidywany termin rozstrzygnięcia naboru: luty 2025 r.
Przewidywany termin objęcia stanowiska: marzec 2025 r.
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zwanym RODO, informujemy, że:
Administratorem danych osobowych jest Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. Mirosława Mossakowskiego Polskiej Akademii Nauk, 02-106 Warszawa, ul. A. Pawińskiego 5 (zwany dalej IMDiK PAN).
W IMDiK PAN wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem mailowym: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub przesyłając list na adres IMDiK PAN.
Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia przez IMDiK PAN postępowania rekrutacyjnego/konkursu na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, zakończonego ewentualnym zawarciem umowy.
Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego administratora, o którym mowa w art. 22' Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Pozostałe dane będą przetwarzane na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), rozumianej jako przesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego/konkursowego do IMDiK PAN, a ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji/konkursie. Jeżeli nie chce Pani/Pan, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane, prosimy o nieumieszczanie ich w dokumentach.
Zgłaszając swoją kandydaturę wyraża Pani/Pan zgodę na to, że w przypadku wygrania rekrutacji/konkursu Pani/Pana imię i nazwisko wraz z informacją o rekomendacji do zatrudnienia zostanie zamieszczone na stronie internetowej IMDiK PAN.
Zgłoszenia kandydatów niewybranych w danej rekrutacji/konkursie zawierające dane osobowe, będą przetwarzane maksymalnie do miesiąca od zakończenia procesu rekrutacji, a następnie zostaną usunięte.
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące obsługę administracyjno-organizacyjną oraz podmioty uprawnione.
W granicach i na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do złożenia oświadczenia o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jak również na przetwarzanie danych, które administrator przetwarza na podstawie innych przepisów.
Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
